Avis de confidentialité pour les candidats et postulants

Dernière version mise à jour : 06/12/2023

1. Champ d’application de l’Avis

La protection de votre vie privée est importante pour Coveo Solutions, Inc. et ses affiliés («Coveo» or «nous»).

Le présent Avis de confidentialité pour les candidats et postulants de Coveo («Avis») établit la manière dont Coveo recueille et utilise les renseignements personnels («RPs») des postulants et des candidats (collectivement «vous») sur notre site Web de carrière disponible sur www.coveo.com (le «Site») ou par d’autres moyens.

Le présent Avis ne couvre pas votre utilisation de sites tiers ou de services que vous pouvez utiliser en lien avec notre Site.

2. RPs que nous recueillons et leur source

SOURCE	RPs	EXEMPLES NON EXHAUSTIFS
DE VOTRE PART DIRECTEMENT	Identifiants	nom & prénom
	Coordonnées	numéro de téléphone, adresse courriel, adresse de domicile
	Information sur vous &/ou votre demande d’emploi	CV, lettre de motivation, tests techniques et psychométriques, informations divulguées lors d’un entretien, frais de voyage ou autres documents (relevés de notes, certifications)
	Information sur l’éducation	formation, qualifications, certifications, compétences
	Historique d’emplois	emploi précédent, rôles, performance, informations financières
	Information recueillie pour le suivi de la diversité	race, origine ethnique, sexe, statut d’ancien combattant et/ou handicaps (uniquement lorsque le loi l’autorise)
	Information sur la citoyenneté ou statut d’immigration	visa, information sur le droit au travail
	RPs sensibles	uniquement si soumis volontairement
DE TIERCES PARTIES Registres publiques, bases de données, anciens employeurs ou institutions Sites Web ou médias sociaux Références, clients, prestataires de service, ou employeurs	Antécédents en matière d’emploi, de formation et/ou de rémunération	si pertinent pour votre poste et si les lois locales l’autorisent

	Information publique	si vous postulez par le biais de LinkedIn ou autres plateformes similaires
	Information sur votre performance ou votre conduite	commentaires à votre sujet
DE COVEO	Informations et observations recueillies lors des entretiens	notes et résultats d’entretiens
À PARTIR DE TÉMOINS DE CONNEXIONS OU DE TECHNOLOGIES SIMILAIRES	Veuillez consulter notre politique de confidentialité et notre politique en matière témoins de connexions.
DU PROFILAGE	Informations dérivées ou inférés des informations mentionnés dans ce tableau Coveo recueillera de telles informations dérivées ou inférées auprès de fournisseurs tiers et les utilisera afin d’évaluer votre éligibilité au poste demandé et/ou à d’autres postes chez Coveo. Dans ce cas, nous ne prendrons pas de décisions de recrutement ou d’embauche basées uniquement sur la prise de décision automatisée ou du profilage. Nous appliquerons les garanties appropriées, y compris l’intervention humaine, afin de nous assurer que le traitement des informations dérivées ou inférées est effectué conformément aux lois applicables.

Vous pouvez postuler pour un poste chez Coveo en utilisant un certain nombre de sites de carrière tiers, par exemple Indeed et LinkedIn. En faisant cela, vous connecterez votre profil de ces systèmes avec la demande d’emploi de Coveo.

3. Avec qui partageons-nous vos RPs

Nos affiliés. Le siège social de Coveo est situé au Canada et nos filiales sont situées aux États-Unis, dans l’Union européenne et au Royaume-Uni. Coveo partagera vos RPs dans des circonstances limitées avec nos affiliées (avec des employés occupant une position de cadres supérieurs et/ou avec des employés de Coveo qui en ont besoin) afin de mener ou de gérer le processus de recrutement ou à des fins de rapport internes.

Fournisseurs de services tiers. Nous utilisons des prestataires de services tiers qui nous fournissent des services dans le cadre du processus de recrutement (par exemple, fournisseurs de logiciels de recrutement, fournisseurs chargés de l’évaluation psychologique et psychométrique des candidats, ainsi que des consultants en recrutement). Nous pouvons également faire appel à des avocats en relation avec nos obligations légales.

Régulateurs, autorités publiques ou agences. Dans le cadre de nos obligations légales, nous pouvons être amenés à partager vos RPs avec des régulateurs, des autorités ou des institutions publiques afin de remplir nos obligations légales et/ou réglementaires.

4. Pourquoi utilisons-nous vos RPs et sur quelle base légale nous appuyons-nous

FINALITÉ DU TRAITEMENT	BASE LÉGALE	EXPLICATION DE LA BASE LÉGALE
Traiter votre candidature et évaluer votre éligibilité par rapport au poste et/ou à d’autres postes chez Coveo	Intérêts légitimes; Consentement	Intérêts légitimes. Nous traitons vos RPs afin de mener et d'améliorer le processus de recrutement, ce qui inclut évaluer votre aptitude à occuper un poste chez Coveo. Si le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne («RGPD») s'applique, nous traiterons vos RPs en nous basant sur nos intérêts légitimes. Nous veillerons à ce que ces intérêts ne soient pas outrepassés par vos libertés et droits fondamentaux. Obligations légales. Nous pouvons traiter vos RPs afin de nous conformer à une obligation légale (par exemple, informations relatives à la citoyenneté ou à l’immigration). Votre incapacité à fournir certains RPs peut empêcher ou retarder l’accomplissement de nos obligations légales et peut affecter notre capacité à vous recruter. Consentement. Nous pouvons nous appuyer sur votre consentement pour traiter vos RPs (lorsque cela est conforme aux lois applicables). Exécution d'un contrat. Coveo peut également traiter vos RPs pour l'exécution d'un contrat (y compris l'intention de conclure un contrat).
Communiquer avec vous concernant votre candidature, le processus de recrutement ou les opportunités disponibles chez Coveo
Vérifier vos informations, y compris par des vérifications auprès de vos références ou de tierces parties
Comprendre et améliorer notre processus de recrutement
Tenir des registres liés au processus d’embauche
Respecter les exigences légales et réglementaires applicable	Obligations légales
Surveiller la diversité et l'égalité des chances en matière d'emploi, lorsque les lois applicables l'exigent	Obligations légales; Consentement

5. Combien de temps conservons-nous vos RPs

Nous conservons vos RPs pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont traités. La durée varie en fonction des finalités. Nous pouvons, par exemple, traiter et conserver vos RPs à des fins d'emploi si votre candidature est retenue et que vous êtes embauché par Coveo. Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos RPs pendant une période nous permettant de vous contacter au cas où nous aurions de futures opportunités d'emploi, pour répondre à toute demande que vous pourriez avoir, pour établir, exercer, défendre ou intenter une action en justice ou pour respecter nos obligations légales ayant trait à la conservation de vos RPS.

6. Quels sont vos droits en lien avec vos RPs

Vous pouvez avoir certains droits en lien avec vos RPs, selon les lois nationales sur la protection des RPs.

DROIT	DESCRIPTION
ACCÈS	Vous pouvez avoir le droit de demander des informations sur la manière dont nous traitons vos RPs et d’obtenir une copie de ces RPs. Vous pouvez notamment demander: la finalité du traitement, les catégories et éléments spécifiques de RPs traités, les destinataires de vos RPs, les sources à partir desquelles vos RPs sont collectées, les tiers avec lesquels nous partageons vos RPs.
RECTIFICATION	Vous pouvez avoir le droit de rectifier vos RPs inexactes que nous détenons à votre sujet.
EFFACEMENT/ SUPPRESSION	Vous pouvez avoir le droit de demander l'effacement de vos RPs.
LIMITATION	Dans des circonstances limitées, vous pourriez avoir le droit d’obtenir la limitation de notre utilisation de vos RPs.
OBJECTION	Vous pourriez avoir le droit de vous opposer à l’utilisation de vos RPs, sur la base de nos intérêts légitimes décrits dans le présent Avis.
PORTABILITÉ	Vous pourriez avoir le droit de recevoir vos RPs dans un format couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un tiers.
NE PAS FAIRE L’OBJET D’UNE PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE	Vous pouvez avoir le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative.
PLAINTE	Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle.

Si nous traitons vos RPs en nous appuyant sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

7. Information à l’intention des candidats et des postulants de Californie

En vertu du California Consumer Privacy Act («CCPA»), Coveo est tenu de faire certaines divulgations concernant les RPs des résidents de la Californie. La section 2 ci-dessous contient un tableau détaillant les catégories de RPs des candidats et des postulants que nous recueillons et leurs sources; la section 3 détaille à qui vos RPs pourraient avoir été divulgués à des fins commerciales au cours des 12 derniers mois; la section 4 divulgue les raisons pour lesquelles nous recueillons vos RPs et la section 5 les périodes pendant lesquelles nous conservons vos RPs.

Veuillez noter que Coveo ne vend pas (tel que défini dans le CCPA) vos RPs. Nous pouvons partager vos RPs avec des fournisseurs de services ou des partenaires commerciaux avec lesquels nous avons une convention concernant l’utilisation de vos RPs. En tant que résident de la Californie, vous avez le droit de refuser le partage de vos RPs en:

sélectionnant l’option permettant de refuser l’utilisation de témoins de connexion dans la bannière de configuration des témoins de connexion;
activant un contrôle mondial de confidentialité dans votre navigateur web ou dans une extension de navigateur. Pour plus d’informations sur le contrôle mondial de confidentialité applicable, veuillez consulter ce site web: https://oag.ca.gov/privacy/ccpa.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse suivante: privacy@coveo.com

8. Quelles mesures de sécurité mettons nous en place

Nous maintenons des mesures techniques (physiques, électroniques) et organisationnelles appropriées pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos RPs. Ces mesures tiennent compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement de vos RPs ainsi que du risque de probabilité et de gravité pour vos droits et libertés. Cela comprend la mise en œuvre de logiciels de sécurité pour garantir la protection de vos RPs et garantir que seul un personnel limité est autorisé à accéder à vos RPs en fonction des besoins.

9. Vos RPs seront-t-ils transférés à l’etranger

Coveo dispose d’installations et d’employés dans différents pays du monde. Cela inclut le Canada, l'Union européenne, le Royaume-Uni et les États-Unis. Par conséquent, vos RPs peuvent être traités dans ces pays, ou tout autre pays où Coveo a des opérations ou des fournisseurs tiers. Ces pays peuvent se trouver en dehors de votre pays ou province de résidence. Lorsque nous envoyons vos RPs à l’étranger, nous les traitons uniquement aux fins décrites dans le présent Avis et nous prenons des mesures pour nous assurer que vos RPs sont adéquatement protégés à l’étranger.

Si vous êtes une personne concernée par l'application du RGPD, nous pouvons transférer vos RPs vers des pays situés en dehors de l'espace économique européen et qui peuvent avoir un niveau de protection différent pour les RPs. Ce faisant, nous nous assurons que vos RPs sont correctement protégés en mettant en œuvre des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types émises par la Commission européenne.

10. Comment nous contacter et rester informé des modifications apportées à cet Avis

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos RPs ou le présent Avis, veuillez contacter l'équipe de vie privée de Coveo à l’adresse privacy@coveo.com.

Nous pouvons modifier ou mettre à jour cet Avis de temps à autre. Chaque version de cet Avis est identifiée en haut de la page par sa date. Nous vous encourageons à consulter régulièrement son contenu.